L’importanza e i vantaggi dell’automazione dei processi. Attualmente, molte aziende utilizzano ancora processi manuali, che, in alcuni casi, sono controproducenti e generano diverse difficoltà. Sono generalmente processi più lenti, i documenti tendono a perdersi, i processi non sono molto efficienti e non c’è molto controllo.
Nel caso della contabilità di un’azienda, il processo di contabilità fornitori nel reparto finanziario è l’esempio perfetto in cui, inoltre, è possibile ottenere grandi cambiamenti e miglioramenti di efficienza attraverso l’automazione, secondo Yooz esperti.
Perché l’automazione dei processi è importante?
Prima di tutto, l’importanza di automatizzare i processi contabili in azienda si basa sul fatto che consente di implementare la Trasformazione Digitale nel reparto e di disporre di nuove tecnologie per facilitare e ottimizzare il tempo del team.
Inoltre, il reparto contabilità segnala continuamente diversi problemi rispetto ai processi manuali: costi elevati di elaborazione di ciascun documento, mancanza di visibilità, perdita di documenti, errori di pagamento, mancanza di tracciabilità, falsificazione di documenti, mancanza di controllo, tra gli altri.
Diamo un’occhiata a cifre specifiche:
Il costo dell’elaborazione manuale di una fattura cartacea varia tra $ 9,4 e $ 20,8 e il costo di archiviazione è stimato in $ 3,25. E qualsiasi errore è molto costoso! Una fattura archiviata in modo errato o persa finisce per costare all’azienda $ 100 per cercarla e un costo ancora maggiore se deve essere riprodotta, secondo il rapporto “Lo stato degli ePayables 2020“. Inoltre esistono altri tipi di costi indiretti, più difficili da misurare ma che sappiamo essere presenti e che complicano ulteriormente questo processo.
Dopo il confinamento che abbiamo subito all’inizio del 2020, le aziende si sono trovate di fronte alla necessità di andare avanti in un contesto di maggiore incertezza e con poche informazioni disponibili sulla propria attività. Per riprendere il controllo si è puntato a garantire il futuro dell’azienda e ad essere preparati e in grado di affrontare ogni imprevisto. Ciò dimostra che i processi manuali sono obsoleti e non si adattano alle esigenze di visibilità, efficienza e agilità, tra le altre, presenti oggi per il reparto contabilità.
È tempo di adottare la tecnologia di automazione nelle aziende e quindi garantire un servizio migliore, reindirizzare gli sforzi verso attività più importanti e ottenere un vantaggio competitivo.
Ma quali sono i vantaggi di un processo automatizzato di contabilità fornitori?
- Più produttività in azienda: L’automazione della contabilità fornitori consente di ridurre i costi fissi del processo e di ottenere rapidamente guadagni di produttività. L’automazione fa risparmiare tempo su attività operative e noiose come l’inserimento di documenti, l’archiviazione, la ricerca, ecc. In questo modo, l’intero processo viene accelerato e diventa più produttivo.
- Visibilità per negoziare: In questo ambiente incerto in cui viviamo, l’azienda ha bisogno di conoscere continuamente la sua situazione finanziaria e avere accesso alle informazioni in tempo reale di tutti i suoi processi. L’automazione della contabilità fornitori fornisce questa visibilità costante e aggiornata. In questo modo, l’accesso istantaneo ai dati consente di prendere decisioni strategiche migliori perché le informazioni sono disponibili in tempo reale.
- Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7: Avere un processo automatizzato nella tua azienda ti consente di continuare l’attività da remoto senza perdere efficienza e produttività. Possiamo accedere a informazioni e dati di qualità in ogni momento da qualsiasi luogo. Il confinamento è stato l’esempio perfetto per dimostrare quanto sia importante l’automazione; chi aveva questo tipo di impianto poteva continuare a lavorare da casa.
- Più sicurezza: Tutte le aziende, ma soprattutto quelle più piccole, devono gestire bene i propri processi interni per aumentare la sicurezza contro eventi imprevisti. L’automazione della contabilità fornitori fornisce informazioni e previene la perdita di documenti e riduce gli errori di immissione dei dati, tra gli altri, durante l’immissione e il pagamento delle fatture.
- Meno ritardi e contenziosi: La contabilità fornitori automatizzata semplifica il controllo dei fornitori e la creazione di relazioni di qualità con loro. In questo modo, il team non passa ore a cercare di risolvere problemi di pagamento o individuare documenti mancanti, ecc. Si stima che il 41% del tempo di un contabile venga speso per gestire le chiamate dei fornitori, ritardando il pagamento nel 31% dei casi. Con l’automazione della contabilità fornitori, i rischi di ritardi nei pagamenti e altri errori possono essere drasticamente ridotti.
- Migliore qualità della gestione dell’azienda: Grazie all’automazione è possibile accedere a informazioni rilevanti (indicatori di performance) che consentono una migliore gestione e controllo dell’intero processo, nonché delle risorse umane, il tutto in tempo reale. Inoltre, vengono ottenuti tutti i tipi di informazioni e dati statistici sul processo, dando un vantaggio competitivo sulla concorrenza e consentendo più tempo da dedicare a compiti a più alto valore aggiunto, un migliore servizio clienti e concentrazione sull’offerta di prodotti.
- Mettere fine alle frodi: Tra tutti i rischi che un’azienda deve affrontare, la frode documentale è tra le più frequenti. Nel 2018, secondo l’azienda Euler Hermes, il 70% delle aziende è stato vittima di un tentativo di frode documentale; e questi tipi di problemi sono anche costosi. L’automazione della contabilità fornitori consente un controllo di qualità superiore dell’intero processo attraverso il software e di rilevare eventuali anomalie nei documenti. In questo modo, diventa l’arma del CFO garantire la sua operazione per ridurre i tentativi di frode documentale.